الأنظمة متعددة الوكلاء تنجز العملية من أولها إلى آخرها، والموافقات جزء منها

تعتمد تكلفة النظام متعدد الوكلاء على عدد الخطوات والأنظمة التي تغطيها العملية، وهل يكتب الوكلاء البيانات أم يقرؤونها فقط، وعدد بوابات الموافقة وحالات الاختبار المطلوبة. تبدأ معظم المشاريع ببناء وتجربة بسعر ثابت، تليهما رسوم شهرية للمراقبة والتوسيع التدريجي. ويُحاسب استخدام النماذج بتكلفته الفعلية ويُتتبع لكل تشغيل. وتحصل على نطاق عمل مكتوب بعد مكالمة مجانية.

تحتاج إلى عدة وكلاء حين تضم العملية مراحل متمايزة، مثل جمع المعلومات وتطبيق القواعد وتنفيذ الإجراء ومراجعة النتيجة، تحتاج كل منها إلى أدوات أو صلاحيات مختلفة. وتقسيم العمل يجعل كل وكيل أسهل في الاختبار وأوضح في حدوده. وإذا كفى وكيل واحد أو أتمتة ثابتة، نوصي بها لأنها أوفر تشغيلًا وأبسط صيانة.

تتعثر معظم مشاريع الوكلاء لأن نطاقها واسع، ومعيار نجاحها غير محدد، والثقة بما فعله الوكيل غائبة. لذلك نبدأ بجزء واحد من العملية، ونكتب معايير النجاح أولًا، ونقيّم كل إصدار على حالات حقيقية، ويبقى شخص من فريقك يعتمد الإجراءات الحساسة. وتنمو الاستقلالية حيث تدعمها الأرقام فقط.

نعم، ينفّذ الوكلاء دون موافقة في الخطوات التي اتفقنا على أنها منخفضة المخاطر واجتازت المراجعة مدة كافية. أما ما يحرّك المال أو يتواصل مع عميل أو يغيّر سجلًا مهمًا فيمكن أن يشترط موافقة شخص، وتستطيع تشديد كل بوابة أو تخفيفها لاحقًا. ويُسجَّل كل إجراء في الحالتين.

تعرف ما فعله الوكلاء من سجل التدقيق الذي يتركه كل تشغيل: كل خطوة، والوكيل الذي نفّذها، والبيانات التي قرأها، والأدوات التي استخدمها، وما غيّره، ومن وافق عليه. يستطيع فريقك البحث في هذه السجلات، ونستخدمها نحن لرصد الأخطاء وإصلاحها.

نضبط تكاليف التشغيل ومدته بميزانية وحد للخطوات وحد للوقت لكل تشغيل، ويتوقف الوكلاء عند بلوغ أي منها ويحيلون الحالة إلى شخص. نختار لكل دور أصغر نموذج يجتاز الاختبارات، ونرسل تنبيهات عند ارتفاع التكلفة أو زمن الاستجابة. وترى تكلفة كل تشغيل منجز في التقرير الشهري.